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エンジニア向けイベントを運営するときに抑えるべきポイント

きたざわ

ここ数年エンジニア向けイベントが多数開催されており、気軽に参加できるものからカンファレンスまで様々な規模のイベントがあります。
そんななか、自分たちでイベントを開催したい、でも運営ってどうやるの?という方もいらっしゃるのではと思います。

今回は、毎年ハッカソンを開催している弊社のノウハウの一部を公開!
イベント運営をするときに抑えるべきポイントを、実際の仕事の流れと一緒にお伝えします。

イベント運営の仕事

  • 運営メンバーを決める
  • 開催内容、規模、会場を決める
  • 会場下見&会場担当者との打ち合わせ
  • 参加者募集・告知
  • ゲストへの連絡
  • 当日使用する備品の準備
  • 当日の動きをシミュレーション
  • イベント当日
  • イベント後の作業

運営メンバーを決める

まずは運営のメンバーを決めます。
運営の仕事は簡単そうに見えて意外と作業量が多いので、

  • イベント運営に多く時間を割ける人を選ぶ
  • 人を多く集める

のどちらかで対応していく必要があるかと思います。
関係者が多くなるとマネジメントが難しくなるので、できるだけ少人数構成の方がおすすめですが、他の仕事などの兼ね合いもありますので状況に合わせて選びます。

運営メンバーを決めたら、各々の担当を決めます。
ざっくりと下記のような仕事があります。兼任もありだと思います。
また、当日のスタッフも必要になりますので、規模に合わせてアサインを考えます。

  • ディレクター (全体の指揮をする人)
  • 広報 (告知、募集、スポンサー獲得、SNS更新など)
  • 会場関連 (下見、レイアウト、Wi-Fi関連など)
  • 参加者・ゲスト対応 (名簿作成、質問対応、各種連絡など)
  • 当日備品準備 (ノベルティ準備、備品買い出しなど)
  • 当日スタッフ (受付、誘導、機材調整など)
  • 撮影 (当日のみ)
  • その他 (資料作成など)

開催内容、規模、会場を決める

下記のような開催内容の検討をします

  • イベントのテーマ
  • イベントの種類 (ハッカソン or LT会 or 講演 など…)
  • 開催日時
  • 参加費 (無料 or 有料)
  • 募集人数
  • 会場
  • タイムスケジュール

イベントの種類と募集人数の目処をつけたあとに、会場を選定します。
ハッカソン向きの会場、講演向きの会場などいろいろあるので、収容人数・金額・空き状況などの折り合いを見て決めていきます。

また、イベント中にやりたいことがある場合は、会場に問い合わせするときに洗いだせているとスムーズです。
例えば飲食物の持ち込みをしたいと思っていたけれども、会場では持ち込みNGだった…ということが後になって分かると、時間のロスが発生してしまいます。

会場下見&会場担当者との打ち合わせ

会場を決めたら、会場の下見に行きます。
下見ではこんなポイントをチェックします。

  • 部屋の大きさ
  • 机や椅子の数
  • コンセントの位置と数
  • Wi-Fi について
  • 会場で貸し出し可能な備品について

これらの情報をもとに、当日の会場レイアウトなどを考えます。
可能であれば、試しに並べてみてイメージを掴むのも良いと思います。

ハッカソンの場合は机の配置が必要になりますが、コンセントの位置に依存することもあるので必ずチェックしましょう。
コンセントから遠い机は電源の調達をどうすべきかも考える必要があります。

また、忘れがちな確認事項としてWi-Fiが挙げられます。
大抵の施設にはWi-Fi環境が整えられていると思いますが、イベントの場合は多くの人が同時にWi-Fiに接続します。多人数接続が考慮されていないWi-Fi環境の場合「Wi-Fiが遅い」「繋がらない」という事態になることもあり、ハッカソンの場合は作業に影響が出てきてしまうこともあります。
会場のWi-Fiで足りない場合は自分たちで環境を手配・準備するなどの必要もあるので、できればネットワークに強い担当者の協力を仰ぎ、万全の体制を整える必要があります。

会場を借りるだけでなく、イベント中に会場の担当者と連携をする必要がある場合は、必ず事前に打ち合わせをしましょう。
初回の打ち合わせ時点では決まっていないことも多いと思いますが、簡単な企画書やタイムスケジュールを渡して情報共有をしておくと会場の担当者も安心できますし、こちらが考えていることより良い方法を提案していただけることもあります。
細かい情報が決まったら、随時メールなどで情報共有も忘れずに。

参加者募集・告知

会場が決まったら、参加者の募集をします。
1〜2ヶ月前から募集をするイベントが多いようですが、適宜調整しましょう。

参加者を募集するときは、compassやpeatixなどのイベント募集プラットフォームを使うと管理が楽です。
もちろんGoogle フォームなどで募集するのも良いですし、必要であればWebサイトを用意するのも良いと思います。

募集用のページを作るだけでは人は集まってこないので、SNSなどで告知をします。FacebookやTwitterがメジャーなところかと思います。
イベントに興味がありそうな人に知ってもらうために、SNS広告を出してみるのも一つの方法です。

ここで地味に時間を取られるのが、参加者への対応です。
個別に質問が来て、確認をして返信…ということをやっていると案外時間を使います。
専任の担当をつけたほうがスムーズにいくかと思います。

ゲストへの連絡

審査員や講演者など、ゲストとして参加される方への連絡を行います。
事前に提出をしてほしいものをお願いしたり、当日の到着時間などをあらかじめ伺います。

弊社のイベントの場合は関東からお越しいただく方ばかりだったので、交通機関の時間を調べてお伝えする、ということもしていました。
イベント直前には確認のメールを出すなど、細やかな配慮ができると良いかなと思います。

当日使用する備品の準備

当日必要なものを洗い出し実際に準備をします。
直前はバタバタしてしまうので、なるべく余裕を持って買い出しをしておきます。

またイベントノベルティなど、当日配布するものなどがあれば早めに発注をかけておきます。

当日の動きをシミュレーション

当日に近づくにつれタイムスケジュールの密度が濃くなってくるので、当日のスタッフの流れや仕事について考えていきます。
この作業は、ディレクターなどの全体の流れを知っておくべき人だけがやっておけばいいと思います。

私はイベントの初めから終わりまで、疑似体験しているように考えます。
そうすると「この場面ではこういう役割が必要だ」とか「こういう流れにした方がいいかも」ということが見えてきます。

シミュレーションをして細かい作業を書き出したら、当日誰に担当してもらうかを考えていきます。
仕事の担当を決めたらまたシミュレーションをして、これを何度も繰り返し、誰よりもイベントの流れを把握している状態にします。

そして当日の役割分担を資料にして、イベント前日にスタッフに配布してミーティングを行います。
イベントのタイムスケジュールの説明から、それぞれのスタッフに期待する役割を明確にしたうえでやるべきことをしっかりと説明します。
なぜこんなことをするのかというと、イベントを仕事にしていない限りこういった仕事には慣れていないはずで、初めての経験というスタッフもいます。この時点で不安をできるだけ解消して、各自が自分の仕事に集中してもらえるようにします。

また、当日のディレクターは全てのスタッフに細かく指示を出すことはできないので、事前に意識合わせをしておいて自分が指示を出さなくても仕事が回る状態にしておくことが望ましいです。

イベント当日

しっかりとシミュレーションして各スタッフに仕事内容を共有していれば、当日は不安になりすぎることはありません。
予想外のことが起こることもありますが、冷静さを失わなわずに対応しましょう。

私が当日いつも心がけていることとしては、「ディレクターはなるべく仕事をしない」ということです。
これはサボるという意味ではなく、細かい仕事は他のスタッフに任せて、全体を俯瞰して見つめていざという時に対応できるようにするということです。
ディレクターがバタバタして忙しそうだと周りのスタッフも結構不安に感じてしまうので、イベント運営だけど一緒に楽しむぞ!くらいの余裕が持てるとよいと思います。

イベント後の作業

イベントが終わったら、開催報告を掲載してイベントの報告を行います。

また振り返りを行い反省点や改善点を洗い出しておくと、新たな気づきや次回以降のイベントで役立つヒントを得ることができます。
参加者にアンケートを取るということも有効です。

まとめ

イベント運営っていろいろな下準備が必要なんだな〜と、運営側に回って初めて気がつくことも多いかと思います。
上記の流れはあくまで一例で、イベントによってこれ以外の様々な業務が発生してくると思います。

自分はディレクターとして関わっていたこともあるので、その目線からのポイントとしては

  • 仕事は自分一人で抱えないで任せる
  • しかし全体は見渡せるようにしておく

という点が大切かなと思います。
あとはイベントを成功させるぞ!というチームワークづくりができれば、きっとイベントはうまくゆくと思います。

余裕があれば他のイベントに足を運び、運営目線から学びを得るということも一つの方法です。
自分たちにはなかった考え方や効率的な方法、改善点を盗んで自分たちのイベントで活かしていきましょう。

Eyes, JAPANではイベントの運営支援やWi-F環境構築のご相談に乗ることができますので、イベント関連で困りごとがある際はぜひお気軽にご連絡ください!
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