弊社にはアルバイトスタッフが数名在籍していますが、例年よりも人数が多くなってきていることもあり、シフトの管理が課題になっていました。この度When I Workというシフト管理サービスを導入されたので、簡単にご紹介したいと思います。

Googleカレンダー + Slackでシフト管理

When I Work導入前まではGoogleカレンダーでシフトを管理していました。アルバイトスタッフが専用のカレンダーに希望の時間を入力し、社員がプロジェクト状況に応じて出勤日や勤務時間の調整をする形です。この方法だと、アルバイトの入力がその日出勤「したい」のか「しようと思えばできる」のかを区別することができず、区別しようと思うと途端に運用が煩雑になります。また、月にいくらバイト代のコストが発生するのかもすぐに可視化できません。

また、遅刻などを管理するために、バイトが来る時間にSlack通知をするなどの設定をしていました。

通知こそできていたものの、誰がどのくらい遅刻したかは可視化できておらず、本人も遅刻したことを自覚していないケースすらありました。このような管理に限界を感じ、When I Workを導入したという経緯です。

When I Workでできること

When I Workでは下記のことが全部できます。これでもまだ一部だけです。
管理者ができること

• 各々のAvailabilityに応じてシフトを設定、バイトに公開
• 月や週単位でのアルバイト人件費の見積
• アルバイト人件費が一定金額を超えた時のアラート
• 遅刻者の通知、打刻忘れの通知
• 各アルバイトスタッフの時給の設定
• ホール、厨房などのポジションごとのシフト管理 (弊社では使っていない)
• 打刻できる場所や接続元IPの設定

アルバイトができること

• シフトのAvailabilityの設定 (出勤できる/できない日時の申請)
• 欠勤の申請
• タイムカードの打刻 (Clock In, Clock Out)
• シフト時間の通知、打刻忘れの通知
• 打刻時間の修正

アルバイトスタッフのアクションが全て把握できるように徹底されている

シフトや時給、コストの管理はシフト管理サービスとしてはあって当たり前の機能だと思いますが、When I Workを使っていて感動するのは、アルバイトの行動をトレースする機能が徹底的に盛り込まれていることです。
打刻条件の設定
例えばタイムカードの打刻ですが、設定された位置やIPからしか打刻できません。 「会社から半径500m以内 or 会社のWiFiからの打刻のみ有効」のようなことができるので、会社に着いてないのに打刻するような不正はできません。

通知がストイック
とにかく全てのことに関して通知が来ます。(もちろん設定で項目ごとにオフにできます。) 例えば、

• AさんがAvailabilityを変更しました
• そろそろBさんが出社する時間です
• Cさんが打刻し忘れて帰ったようです

みたいな感じです。アルバイトの状況がリアルタイムにわかります。

打刻履歴の修正をトレース
打刻を忘れた場合、アルバイトスタッフ自身で打刻時間を修正することができるのですが、その修正履歴も全て記録されているので、不正がしにくくなっています。修正ごとにコメントをつけられるのも便利です。

正確に勤務時間を記録して時給を計算することができるため、真面目に出勤していればアルバイトにとっても健全な仕組みなのではないでしょうか。

まとめ

ほんの一部しかご紹介できませんでしたが、When I WorkはITベンチャーでも活用できる便利なツールでした。まだ、導入1ヶ月目なので時給計算機能などの締めに使う機能は今後検証を進めていきたいと思います。
英語版しかありませんがそんなに難しい単語は出てこないので、まずは無料トライアルで導入してみてはいかがでしょうか。