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【報連相】改めて考える社会人としての「伝え方」

Daichi Hasegawa

長谷川です。

日々仕事をしていく中で、報連相は必須です。
「そんなの当たり前だろ。言われなくても分かるわw」そう思われた方が大半だと思います。

たしかにその通りです。
社会人で報連相の存在を知らない人はほとんどいません。
事実として、多くの社会人が報連相を活用しています。

しかし、それは本当に相手に伝わっているでしょうか?

うまく伝わらなくてお互いが損をした。なんて経験ありませんか?(私は多々あります。)
自分が正しく伝えたと思っていても、相手に正しく伝わらなくてはそれは「伝えた」ことにはなりません。

今回は、

「相手(例えば部下とか)が伝えたとおりに動いてくれないんだよなぁ」
「相手(例えば上司とか)に何言ってるかよく分からないと言われる、、」

そんな悩みを持っている方に向けた記事になっています。

ただし前提として、絶対的に正しい伝え方はこうだ!と言い切るつもりはありません。
なぜなら、コミニュケーションは自分と相手の状況によって大きく変わるからです。

この記事を通し『伝え方』について一緒に考えて行きましょう。

『伝える』ことのゴールとは?

結論から言ってしまうと、「相手を動かす」です。
ここで言う「相手を動かす」とは、自分が伝えたことに沿って、相手になんらかのアクションを起こしてもらうことです。

勘違いをしてほしくないのが、相手を思い通りに操れと言いたいわけではありません。
自分の伝えたいことを100%伝えて、相手に理解してもらう。
つまり、「解釈の違いをなくすこと」です。

その上で、相手がどう動くかまでは完全にコントロールはできませんが、伝え方一つで結果は大きく変わりますよね。

どうでしょうか?
これで、私が考える『伝える』ことのゴールとは?の”解釈”は今この記事を読んでくれている”あなた”と一致しました。

準備が整ったところで、本題に入っていきましょう。

「伝えたつもり」を無くそう

上司と部下でこんな会話を聞いたことありませんか?

「なんでこんなことになっているんだ!?」
「言われたとおりにやったじゃないですか!」

家族や友人同士でも

「〇〇やっておいて言ったじゃん!」
「◯◯なんて聞いてないよ!」

あるあるですね。。
会話の内容や場面は違えど、あなたも似たような経験をしたことがあるはずです。

なぜ、このような水掛け論争が起こってしまうのか?

それは、先ほども登場した「解釈の違い」が一番の要因でしょう。

コミニュケーションにおいて大事なことは「聞き手がどう解釈するか」です。
あなたの常識は相手にとっては常識ではない場合があります。
同じ指示や言葉を聞いても、その人の経験や知識によって解釈は大きく変わります。

そのため、「相手は自分と同じではない」と理解した上で、
お互いの解釈の違いを最小限にする工夫を伝える側が考える必要があります。

解釈の余地がありすぎてはいけない

コミニュケーションおいては解釈の余地は限りなく少ないことが理想的です。
アートなどと違って、◯◯とも捉えられるし◇◇とも捉えられるといった解釈の余地がたくさんあってはいけません。

仮に相手が、それは「◯◯ということですか?」それとも「◇◇ということですか?」と聞いてくれたら良いですが、大抵は「(なんとなく)わかりました」で終わってしまいます。
相手が常に忙しそうにしている上司とかだったらなおさらですよね。

忙しいからと言って、「伝え方」をないがしろにしてはいけません。
そこで削った数分が「解釈の違い」を生み、削った時間以上の無駄な時間を発生してしまうかもしれませんからね。

あとで、「あの時ちゃんと伝えておけばよかった」となる前に、
相手がシンプルに「そういうことね」と理解できるように伝えましょう。

小難しい言葉使わない

横文字を使うのはなるべくやめましょう。
横文字は便利でなんとなくかっこいいので使ってしまいがちですが、言葉に対しての意味が多すぎます。
つまり、「解釈の違い」が発生しやすいということです。

さらに付け加えると、横文字が危険なところはそもそも意味が分からない場合があることです。

これは私の体験になりますが、「コンセンサスとった?」と聞かれことがあります。
その時はまったく意味が分からず「は?コンセンサス?」と聞き返しました。

のちのち調べると「合意」という意味でした。
その時は自分の勉強不足だと思って反省しましたが、いま考えると「合意とった?」で解決することですよね。

「そんなのこの会社にいたら常識だ!」そんな意見もあるかと思います。
たしかに、聞き手側の勉強不足とも捉えられるでしょう。

ですが、それを社外の人にも言えますか?
もし業界のことに詳しくない取引先の相手だったら?
可能な限り相手に伝わる言葉で伝えるはずです。

横文字を一切使うなとは言いませんが、取り扱いには十分気をつけてください。

『伝え方』の3つのコツ

私が意識している3つのコツをお伝えします。
内容は以下のとおりです。

  • 伝えたいことは濁さない
  • 相手を不快にさせない
  • どうしてほしいかを一番最初に伝える

伝えたいことは濁さない

相手にしてもらいたいことをはっきり伝えましょう。

例えば、そんなに仲の良くない人から「お店出したんですよ〜」(本音:お店来て〜)と言われたらどうしますか?
私だったら無難に「おめでとうございます!」(本音:気が向いたら行こ)と言って終わりです。

してもらいたいことをはっきり伝えましょう。
「お店出したらからぜひ来て!〇〇さんの好きな◇◇も取り扱ってるよ」
そう言われたらどうでしょうか?

さっきの伝え方よりは行ってみようかなと思うはずです。

相手を不快にさせない

人を動かすのは感情です。
いくら理にかなっていてもその人が不快な伝え方をしてきたら、やれることもやりたくなくなります。

相手が快く動いてくれるように、感情がプラスになるような伝え方を心がけましょう。

どうしてほしいのかを一番最初に伝える

シンプルに結論から言う。それだけです。
「〇〇に行こう」「◇◇をしてほしい」
理由はあとからいくらでも付け足せます。

コミュニケーションおける原点にして頂点です。

最後に

いかがだったでしょうか?
かなり偉そうなことを言いましたが、私自身もすべて完璧にできているわけではありません。
日々勉強です。(きっと一生終わらない)この記事を書いたのも自分への戒めです。

完璧ではないと言いましたが、私はこの記事の内容を実践することでコミュニケーションがより良いものになっていると実感しています。
証明する手段はありませんが、ありがたいことに「説明うまいね」とか「わかりやすい」と言ってもらう機会が増えました。

ぜひあなたも実践してみてください。
そして、あなたのコミュニケーションがより良いものになったら幸いです。

ありがとうございました。


編集部追記:

弊社COOの藤沼がQiitaで900以上のLGTM(いいね)を得た以下の記事も併せて御覧ください。
Qiita: チャットやメールの文章をないがしろにする人はチーム全体の開発効率に悪影響を与える

 

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